Consultoria em Gestão Documental e Arquivo
A falta de organização de arquivo nas organizações, e de uma gestão documental eficaz e eficiente, permite que qualquer pessoa tenha acesso a dados e documentos importantes sem a devida autorização, para além de gerar elevados custos operacionais e conduzir a organização ao pagamento de
multas pelo incumprimento de normais legais relacionadas com o tempo de vida útil dos documentos.
Uma gestão de arquivos e documentos deficiente, não só faz com que as pessoas despendam muito tempo à procura de informações, como também propicia a perda de dados e extravio de documentos.
Gera retrabalho, aumenta a burocracia e diminui a produtividade dos colaboradores.
Considerando o facto de que todas as organizações são diferentes, com fluxos documentais internos distintos e necessidades específicas, a solução passa pela
implementação de um sistema de gestão documental personalizado, com políticas sólidas de gestão de documentos para aumentar a eficiência operacional e a segurança na gestão da informação.
A REISSWOLF tem uma equipa especializada de consultores na área da gestão documental e arquivo, que irá trabalhar em conjunto consigo no desenvolvimento de múltiplas acções e materiais:
Diagnóstico e apresentação de soluções para os fluxos documentais internos;
Elaboração de Manuais Internos de Procedimentos;
Criação de Planos de Classificação;
Elaboração de Tabelas de Avaliação e Selecção;
Organização de Arquivos;
Gestão de Arquivos Correntes;
Definição e implementação de Sistemas de Gestão Electrónica de Documentos (GED);
Gestão colaborativa;
Backup da informação;
Atualização online;
Upload de ficheiros.
Características Técnicas:
Tecnologia Java;
Sistema multiplataforma;
Base de dados: MySQL 5;
Acesso por web browser: Mozilla Firefox, Internet Explorer, etc.
Segurança e Confidencialidade:
Autenticação controlada;
Firewall e política de backups;
Certificado de servidor SSL;
Criptografia de nível máximo de 128 bits – Chave RSA;
Logout automático.
É o primeiro passo para uma solução de Gestão Documental sem necessidade de efetuar um elevado investimento. Temos várias versões com funcionalidades diferentes ajustadas às suas necessidades. Existe também possibilidade de, mais tarde, migrar a informação para outras versões ainda mais completas.