Digitalizar documentos: instruções passo a passo para começar
A digitalização ocupa, cada vez mais, uma posição fundamental no bom desempenho empresarial, concorrendo para a redução do excesso de papel ao transformar documentações físicas em dados digitais organizados e simples de consultar e, deste modo, contribui para melhorar a produtividade ao optimizar rotinas de trabalho.
Uma vez que cada tipologia terá especificidades próprias, deverá ser elaborada uma instrução de trabalho para cada um dos conjuntos documentais a digitalizar.
No processo de digitalização de documentos, existem 6 etapas fundamentais:
1ª Etapa: Indexação
A indexação é a primeira etapa na digitalização de documentos, que inclui a organização sumária dos documentos aquando da sua recepção, conforme as orientações pré-determinadas e de acordo com cada projecto.
2ª Etapa: Preparação
A fase de preparação de documentos deve ser efectuada em detalhe para que não ocorram danos nos documentos ou nos próprios scanners. Nesse sentido, deverão ser realizadas as seguintes tarefas: remoção de agrafos, clipes, elásticos ou qualquer outro material ou detrito que possa comprometer a documentação ou provocar atrito durante o processo de digitalização.
3ª Etapa: Captura
A captura é feita por um scanner de alta resolução, para capturar com a máxima qualidade visual possível todos os detalhes presentes nos documentos a digitalizar.
4ª Etapa: Conversão
Nesta etapa, realiza-se a conversão dos documentos para formato digital.
5ª Etapa: Digitalização
Aqui, os ficheiros seguem para um software de gestão, administrado por gestores, acessível a qualquer pessoa autorizada que possua um computador ou dispositivo móvel conectado à internet.
6ª Etapa: Controlo de qualidade
Esta é uma das etapas mais relevantes do processo de digitalização de documentos, que é realizado por amostragem com registo de evidências.
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